A automação contábil tem tudo a ver com a transformação pela qual passa o mercado de contabilidade no Brasil.
Está diretamente ligada à digitalização de processos e à otimização operacional com reflexo imediato na redução de custos e no ganho de produtividade.
A contabilidade online é um ótimo exemplo: com ferramentas modernas de trabalho, rompeu com as barreiras geográficas e elevou os serviços contábeis a outro patamar.
Portanto, se você ainda não começou o processo de automação em seu escritório, considere isso no seu plano de longo prazo.
Os sistemas modernos não resolverão todos os seus problemas, mas ajudarão bastante na lida diária, como você confere ao longo deste artigo.
O que é automação contábil?
Automação contábil é o processamento automático de diversas atividades operacionais e repetitivas de um escritório de contabilidade por meio de ferramentas tecnológicas modernas e inteligentes, como softwares e aplicativos.
Trata-se de uma tendência da era 4.0, com impactos relevantes nos mais diversos mercados, não apenas no setor contábil.
No livro Contabilidade Básica, o autor José Carlos Marion afirma que os sistemas contábeis usados nos escritórios de contabilidade são historicamente classificados em quatro estágios:
- Sistema manual: serviço de contabilidade realizado por meio de instrumentos básicos, como caneta, livros e fichas de escrituração
- Sistema maquinizado: uso das primeiras máquinas de datilografia, calculadoras e formulários
- Sistema mecanizado: surgimento das máquinas de contabilidade capazes de elaborar os livros Diário e o Razão ao mesmo tempo
- Sistema eletrônico: era dos computadores, dos softwares, do armazenamento em nuvem, da inteligência artificial e da automação contábil.
A contabilidade online, que tem revolucionado o mercado com a oferta de serviços a baixo custo, tem a automação contábil como principal estratégia de crescimento.
Em geral são empresas novas, criadas por profissionais afeiçoados às inovações tecnológicas, que perceberam a oportunidade de formatar um modelo de negócio escalável.
Mas a automação contábil não é um privilégio dos negócios digitais apenas.
Os escritórios convencionais também podem automatizar rotinas, melhorar a eficiência operacional e aumentar a produtividade e os ganhos.
Para que serve a automação contábil?
O principal objetivo da automação contábil é reduzir os custos e aumentar a capacidade de produção dos escritórios de contabilidade.
Vale ressaltar que o “piloto automático” funciona melhor nos casos de atividades repetitivas para as quais existem ferramentas testadas e aprovadas.
São os típicos serviços de assessoria contábil, como lançamentos de débito e crédito, captura de notas fiscais, cálculo e emissão de guias de impostos, emissão de folha de pagamento, etc.
Os serviços que fogem à rotina e exigem análise específica são mais difíceis de serem automatizados, dependendo, em grande medida, da participação de um profissional.
Mesmo assim, você pode aumentar substancialmente o poder de produção de seu escritório por meio da automação contábil, tornando-o muito mais lucrativo.
Com os sistemas fazendo o trabalho operacional, sua equipe se livra das tarefas de rotina e pode ser direcionada a outras funções mais estratégicas dentro da empresa.
Como funciona a automação contábil?
Você pode incorporar a automação contábil em seu escritório de diferentes maneiras e em diferentes níveis.
Nos casos da contabilidade digital, empresas que já nascem dentro do universo online, a automação costuma ser 100% integrada a todos os processos.
São empresas que dispõem de plataformas de processamento digital capazes de executar praticamente todas as rotinas.
Dispõem também de bots de atendimento inteligentes o suficiente para triar e encaminhar o cliente para o setor específico, evitando perda de tempo.
Em termos práticos, a automação contábil por meio de um software de gestão pode oferecer as seguintes funcionalidades:
- Integração entre o ERP do escritório e o ERP do cliente
- Cálculo e emissão de guias de impostos conforme o regime tributário, disponibilizando-as para pagamento na área do cliente
- Processamento, a partir dos dados da operação econômico-financeira, da escrituração contábil com geração automática de DRE
- Conciliação bancária automática
- Envio de lembretes por meio de chatbots sobre vencimento de contas a pagar
- Solicitação automática de informações necessárias ao fechamento da folha de pagamento, como as variáveis que compõem o cálculo
- Processamento e envio de obrigações acessórias ao Fisco conforme as exigências do regime de tributação
- Elaboração de relatórios gerenciais que ajudam o cliente a ter uma visão clara do desempenho da empresa, como os indicadores de desempenho.
Há diferentes tipos de softwares contábeis disponíveis no mercado que você pode utilizar em um processo de automação contábil, desde os modelos básicos aos avançados.
São divididos em três categorias:
- Low-End: sistema básico criado para processar tarefas mais simples
- Mid-End: sistema intermediário capaz de processar as principais funcionalidades contábeis e integrar-se ao ERP do cliente
- High-End: sistema avançado que inclui, além das funcionalidades básicas, outros serviços sofisticados, como análise de crédito automatizada.
Quais os benefícios da automação contábil?
Apesar de a automação contábil não resolver todos os problemas de um escritório de contabilidade, seus benefícios são inegáveis.
Para automatizar, você precisará investir, tanto em um sistema contábil com as funcionalidades que atendam às suas necessidades, quanto em treinamento do pessoal.
Afinal, se você está pensando em digitalizar sua empresa, precisará mudar rotinas e reorganizar as equipes de trabalho.
Quanto aos benefícios, os principais são:
Otimização de tarefas
A vantagem mais evidente da automação contábil é a otimização das funções repetitivas e operacionais.
Um sistema operacional sozinho pode ser capaz de realizar a tarefa de dezenas de colaboradores em um intervalo de tempo muito menor.
Imagine ter pessoas para monitorar emissão de notas fiscais ou emitir manualmente todos os Documentos de Arrecadação do Simples Nacional de centenas de clientes?
Além de ser um trabalho enfadonho, os riscos de falha humana são maiores e o custo para o escritório certamente impactará no preço dos serviços prestados.
Com as máquinas trabalhando por você, sua equipe pode se dedicar em prestar um atendimento mais qualificado ao cliente, visando entender suas necessidades e, quem sabe, oferecê-lo novos serviços.
Redução de custos
Ao realizar o trabalho de uma equipe inteira, um software de automação contábil também reduz substancialmente a estrutura de custo de um departamento.
Mas isso não precisa resultar necessariamente em demissões.
Você pode direcionar seu pessoal para outras funções mais proveitosas, explorando ao máximo as potencialidades de cada um.
Além do mais, mesmo que a automação contábil dê conta de boa parte das funções repetitivas, alguém precisa supervisionar o trabalho das máquinas e estar atento a qualquer sinal de inconsistência.
Possibilidade de ganhos em escala
A possibilidade de aumentar exponencialmente a quantidade de clientes sobre uma mesma estrutura de custo talvez seja uma das principais vantagens da automação contábil.
Isso já ocorre com a contabilidade online e outros tipos de negócios, como as fintechs, as plataformas de marketplace e as startups que oferecem softwares como serviço (SaaS).
Ao usar as ferramentas da internet do jeito certo e adotar boas estratégias de marketing, você poderá captar clientes em qualquer lugar do Brasil e multiplicar o seu faturamento.
Oferta de novos serviços contábeis
Aqui entra a contabilidade consultiva, um dos principais vetores de crescimento da contabilidade moderna.
Ao promover a automação contábil, você e sua equipe podem especializar-se em oferecer serviços de alto valor agregado para o seu cliente.
Vale destacar que diferentemente dos serviços básicos de assessoria contábil, a contabilidade consultiva não é vista como “commodity”.
Trata-se de um trabalho de alto valor agregado feito sob medida para cada cliente a partir da análise e interpretação de dados.
O consultor contábil é um parceiro estratégico de seu cliente e não um assessor burocrático apenas.
Vale a pena investir em automação contábil?
Sem dúvida!
A automação contábil tem condições de tornar sua empresa muito mais competitiva e rentável, sobretudo em um cenário de mudanças profundas do mercado.
Mas é preciso automatizar de forma planejada, considerando o custo-benefício da ferramenta e o nível de “digitalização” de seus clientes.
Vale ressaltar que muitos escritórios contábeis têm relacionamento de décadas com os mesmos clientes, acostumados a rotinas bem estabelecidas.
Para automatizar e digitalizar, além de mudar a cultura organizacional interna, pode ser que você precise ajustar também a relação com seus clientes.
Automação contábil ou terceirização da contabilidade?
Um estudo divulgado pela Forbes em 2020 mostrou que 75% dos profissionais contábeis do Brasil ainda não tinham nenhuma área de tecnologia no escritório.
Do universo pesquisado, apenas 15,6% tinham algum processo automatizado ou integrado, o que leva a crer que o caminho a percorrer é longo.
Apesar dos dados pouco animadores, vale ressaltar que automação contábil não é a única saída para a desburocratização de rotinas nos escritórios de contabilidade.
Temos também a terceirização (ou quarteirização) das demandas contábeis, uma estratégia que também funciona muito bem.
A terceirização pode funcionar para diferentes perfis de empresas contábeis:
- Para quem ainda não começou o processo de transformação digital e precisa desvencilhar-se das rotinas diárias para estruturar a empresa
- Para quem já automatizou parte do escritório, mas precisa de um parceiro estratégico para focar na contabilidade consultiva
- Para quem tem todos os processos automatizados, mas quer crescer mais sem investir na contratação de novos funcionários ou na expansão da estrutura física.
Ou seja, você pode unir o útil ao agradável e usar tanto a automação quanto a terceirização para crescer e escalar.
Ao delegar suas rotinas a uma empresa especializada em terceirização contábil, como a Fábrica de Contabilidade, você só tem a ganhar.
Além de valorizar seus serviços, você garante a qualidade na entrega, consegue produzir mais e tem tempo o suficiente para ser consultivo para o seu cliente.
Gostou das dicas?
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