A contabilidade atrasada é uma das principais dores que atormentam os profissionais contabilistas. 

Se você é empresário contábil, sabe do que estamos falando. 

A culpa pode ser atribuída a diversos fatores: atraso do cliente, excesso de burocracia, equipe sobrecarregada ou falta de ferramentas adequadas de trabalho. 

O fato é que a contabilidade atrasada atrapalha muito a entrega dos escritórios, deixa os clientes insatisfeitos e vai na contramão da eficiência operacional.

A boa notícia é que esse é um problema que pode ser facilmente solucionado, sobretudo com a ajuda de um parceiro de impacto. 

Descubra como ao longo deste post.

O que é contabilidade atrasada?

Contabilidade atrasada é o processamento das rotinas contábeis fora do prazo, seja das obrigações perante o governo, seja dos relatórios para fins gerenciais. 

Podemos dizer que os serviços contábeis, notadamente os terceirizados, se dividem basicamente em duas categorias abrangentes:

1. Serviços de assessoria contábil: escrituração, elaboração de relatórios e demonstrativos, emissão de guias, envio de obrigações acessórias, entre outros

2. Serviços de consultoria contábil: planejamento tributário, análise das demonstrações, estudo de viabilidade econômica e financeira, etc.

Na primeira categoria, concentram-se os serviços de rotina, relacionados ao dia a dia da operação do cliente. 

Na segunda, estão os serviços feitos sob medida, por meio dos quais o contador se torna um parceiro efetivamente do empresário, ajudando-o a tomar as melhores decisões. 

A contabilidade atrasada é mais comum na primeira situação e se dá pelos mais diversos motivos: 

• Não envio pelo cliente dos documentos necessários no tempo certo
• Desorganização interna
• Falta de disciplina e compromisso da equipe
• Carência de ferramentas adequadas de trabalho, como um sistema contábil moderno e eficiente.

O fato é que o atraso na contabilidade prejudica tanto o cliente quanto o escritório e deve ser tratado com a devida atenção.

O que acontece quando uma empresa está com a contabilidade atrasada?

A contabilidade atrasada pode causar muitos problemas no contexto da prestação de serviços contábeis. 

Para o cliente, pode resultar em penalidades, como o pagamento de multas e juros, tanto pelo atraso das obrigações principais (pagamento dos tributos) quanto acessórias. 

Para o escritório, pode estressar a equipe, com impactos negativos no ambiente de trabalho, e acarretar em perda de clientes por insatisfação, o que é muito ruim para os negócios.

Multa por atraso na entrega do SPED contábil

Para as empresas obrigadas a entregar a ECD (Escrituração Contábil Digital) por meio do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), a contabilidade atrasada gera multas que podem chegar a 5% do valor da operação.

Conforme a Instrução Normativa 2003 da Receita Federal do Brasil, de 18 de janeiro de 2021, nem todas as pessoas jurídicas são obrigadas a entregar a ECD. 

As empresas optantes pelo Simples Nacional, por exemplo (salvo algumas exceções), não são obrigadas a entregar a escrituração por meio do SPED contábil.

Para as que são obrigadas, a entrega da obrigação acessória deve ser feita até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração.

A contabilidade atrasada, nesse caso, pode resultar em:

• Multa de 0,5% do valor da receita bruta da empresa no período a que se refere a escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos
• Multa de 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações
• Multa equivalente a 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período, limitada a 1%, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos. 

Caso a obrigação seja cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício, a multa será reduzida pela metade. 

Caso seja cumprida no prazo fixado pela intimação, será reduzida em 75%.

Se você quer entender mais sobre os riscos da contabilidade atrasada,  ouça o episódio 7 do nosso FábriCast, o podcast da Fábrica de Contabilidade. Neste episódio Assis Lima, CEO e Founder da Plick Soluções bateu um papo com a gente e deu dicas valiosas sobre o assunto.

Dicas para não atrasar a contabilidade dos clientes

A contabilidade atrasada pode não ser culpa sua ou de seus colaboradores, mas cabe a você trabalhar para aprimorar os processos e evitar transtornos desnecessários. 

A seguir, confira algumas dicas.

Organize os processos

Se você tem sofrido com a contabilidade atrasada, o primeiro passo é fazer um diagnóstico para descobrir onde está o gargalo. 

Pode ser que o cliente não esteja enviando os documentos em tempo hábil, pode ser que sua equipe esteja sobrecarregada.

Ou que o fluxo de processos esteja mal dimensionado e seja necessário uma revisão dos métodos de trabalho.

Crie senso de urgência

Ao estabelecer metas com prazos para o cumprimento das tarefas, trabalhe o senso de urgência em sua equipe, uma espécie de gatilho mental relacionado à proatividade. 

Há várias ferramentas que podem ajudar você a criar metas e a cobrar resultados.

O senso de urgência deve fazer parte da cultura organizacional da empresa e você, como líder, deve dar o exemplo.

Automatize as rotinas

Outra dica muito válida é a automatização.

Com as ferramentas da contabilidade online, é possível integrar o sistema de seu escritório com o ERP de seu cliente e poupar tempo e trabalho.

Dependendo da ferramenta que você usar, é possível importar automaticamente os extratos, automatizar a conciliação bancária, capturar notas fiscais e muito mais. 

Além de resolver o problema da contabilidade atrasada, a automatização traz outros benefícios, como:

• Aumento da produtividade: com a mesma estrutura, você conseguirá aumentar a base de clientes e faturar muito mais
• Redução de erros: com os lançamentos automáticos, não há necessidade de redigitar dados de extratos bancários ou de notas fiscais, o que reduz erros de material.

Terceirize suas demandas

Considere também a terceirização (ou quarteirização) da produção contábil de seus clientes a uma empresa especializada, como a Fábrica de Contabilidade. 

Além de evitar todos os problemas que a contabilidade atrasada pode acarretar, você ganha tempo para aumentar seu portfólio e o melhor: se tornar um contador consultivo de verdade. 

Se você está sufocado em burocracia, nós ajudamos você a se tornar um especialista, assumindo suas demandas para você ter tempo de pensar nas estratégias do seu negócio.

Cuidamos de todo o processamento contábil e fiscal dos seus clientes, tanto os optantes pelo Simples Nacional quanto pelo Lucro Presumido.

Podemos ser responsáveis por toda ou parte de suas rotinas operacionais.
Fale conosco e saiba como podemos ajudar o seu negócio a escalar e decolar.