Contabilidade digital: o que é, como funciona e quais as vantagens para empresas e escritórios

A contabilidade digital é um caminho sem volta, uma tendência que tem ganhado cada vez mais espaço no mercado contábil.

O motivo se explica por diferentes razões: eficiência na prestação de serviços, experiência do cliente, baixo custo, ganho de escala, entre outras.

A transformação digital segue o ritmo da era 4.0, a exemplo do que já ocorre em outros mercados, preponderante por iniciativa das empresas inovadoras. 

Ser digital não é uma opção apenas, mas uma necessidade. 

Se você quer saber quais são as vantagens da contabilidade digital para as empresas e os escritórios, não deixe de ler este post até o final.

O que é contabilidade digital?

Contabilidade digital é a digitalização do trabalho contábil por meio de ferramentas tecnológicas modernas, capazes de automatizar funções de rotina e aumentar a eficiência operacional dos escritórios.

Na prática, o que muda entre a contabilidade analógica e a digital é o modo de fazer, o que resulta em impactos diretos na entrega dos serviços ao cliente, na estrutura de custo e no ganho de escala.

Ao longo da história, observa-se que a contabilidade sempre acompanhou o desenvolvimento de novas tecnologias, um movimento observado em diversos outros setores da economia.

O autor José Carlos Marion, no livro Contabilidade Básica, destaca que os principais sistemas contábeis ao longo dos séculos se dividem em quatro:

1. Manual: caracterizado por instrumentos simples, como caneta, papel, livros e fichas de escrituração 

2. Maquinizado: uso de máquinas de datilografia, calculadoras e formulários simples

3. Mecanizado: surgimento das primeiras máquinas específicas para a contabilidade capazes de elaborar os livros Diário e o Razão ao mesmo tempo, melhorando a eficiência das operações

4. Eletrônico: uso de computadores e softwares contábeis, armazenamento em nuvem, inteligência artificial e automatização de várias funções antes feitas manualmente.

Nesse contexto, a contabilidade digital situa-se no quarto estágio e tem como características a redução do custo do serviço, o aumento da agilidade na entrega e o fim da barreira geográfica.

Como funciona a contabilidade digital?

A contabilidade digital, como vimos, é uma evolução da contabilidade “analógica”, considerando os aspectos técnicos da produção contábil

Por meio de ferramentas digitais de alta performance, a contabilidade digital faz mais em menos tempo, com mais qualidade e menos emprego de recursos. 

Derruba também as barreiras do espaço-tempo, graças à hiperconectividade proporcionada pela internet, além de ganhar novos contornos com a “quarteirização” de serviços. 

Seu escritório até pode ser pequeno, ter poucos funcionários, mas com o apoio estratégico de um parceiro de impacto, pode terceirizar e quarteirizar as funções de rotina para crescer exponencialmente – veremos mais sobre esse assunto adiante.

Podemos, então, considerar três aspectos da contabilidade digital:

1. Os sistemas informatizados de contabilidade

2. A escrituração contábil digital (ECD), uma iniciativa governamental

3. O escritório virtual de contabilidade, que funciona com a ajuda da inteligência artificial e atende clientes de qualquer lugar do país.

Perceba que seu escritório contábil pode estar exposto à digitalização em diferentes níveis. 

Uma empresa contábil pode usar ferramentas digitais e ainda manter documentos impressos, executar funções manualmente ou fazer reuniões presenciais.

Em outros casos, a digitalização pode estar limitada às exigências normativas, como a ECD e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) para os clientes sujeitos à obrigatoriedade.

Ou, ainda, adotar a contabilidade digital em seu conceito amplo, em que a tecnologia é parte indissociável dos processos.

Nesse sentido abrangente, a contabilidade digital é caracterizada por:

  • Inexistência de documentos impressos: todos os arquivos são armazenados em nuvem e acessíveis a qualquer hora e de qualquer lugar pelas pessoas autorizadas
  • Documentos assinados digitalmente, sem a necessidade de o cliente (ou o motoboy) gastar tempo com deslocamento
  • Rotinas operacionais (emissão de guias, escrituração contábil, apuração de tributos, emissão de notas fiscais, obrigações acessórias, entre outras) automatizadas por meio de plataformas avançadas
  • Sistema contábil integrado ao ERP do cliente, proporcionando, inclusive, a automatização da conciliação bancária
  • Atendimento remoto, sem a necessidade de presença física, com uso de ferramentas de comunicação digitais, como Whatsapp e Telegram.

Tudo isso proporciona ao empresário contábil condições de ampliar a prateleira de serviços, bem como a quantidade de clientes, sobre uma base de custos reduzida.

E o melhor: mantendo o alto nível de qualidade da entrega, de acordo com as normas e boas práticas contábeis adotadas no Brasil.

Quais as vantagens da contabilidade digital?

São muitas as vantagens da contabilidade digital, tanto para o escritório contábil quanto para o cliente que precisa dos serviços do contador.

Vamos às principais:

Aumento de produtividade

Uma das principais vantagens da contabilidade digital sem dúvida é o aumento da produtividade, sobretudo dos serviços de assessoria contábil

Com o auxílio de ferramentas eficientes, sua equipe consegue atender mais clientes sem sobrecarga de trabalho, considerando que as principais funções de rotina podem ser executadas automaticamente. 

Com os “robôs” trabalhando por você, sobra mais tempo para focar em outras funções estratégicas, como a oferta de serviços de alto valor agregado.

Menos custo, mais lucro

Se o seu escritório contábil consegue produzir mais com a mesma estrutura, o resultado certamente será mais dinheiro no caixa.

Ao aumentar a rentabilidade do negócio, você pode decidir investir em melhorias, em marketing digital para atrair mais clientes ou em novos serviços que vão além do básico. 

Redução do custo do serviço

Para o cliente, a contabilidade digital significa também uma redução significativa do custo dos serviços de assessoria.

Essa é uma característica da transformação digital verificada também em outros mercados, como, por exemplo, o bancário. 

Com o surgimento das fintechs, o que se viu foi uma redução substancial de tarifas e burocracia, características marcantes dos bancos tradicionais.   

Tempo para ser um contador consultivo

Menos tempo gasto com rotinas e burocracias significa mais tempo para pensar em estratégias de crescimento e valorização do negócio, como a contabilidade consultiva

Diferentemente da assessoria, a consultoria contábil é um serviço altamente valorizado pelo cliente por não ter a característica de “commodity”. 

O trabalho de um consultor especializado em determinada área, como planejamento tributário, valuation ou fusões e aquisições, tem muito valor no mercado

Como consultor, você se torna parceiro do seu cliente, ajudando-o a interpretar os dados do negócio e a tomar as melhores decisões.

Com a transformação digital cada vez mais consolidada, fugir da adesão à tecnologia não é mais uma opção para as empresas. No episódio 6 do FábriCast, convidamos Luciano Merlin, sócio da Newdin Gestão Contábil, para debater sobre a tecnologia como estratégia nos escritórios contábeis.

Qual a diferença entre contabilidade digital e contabilidade online?

Os termos contabilidade digital e contabilidade online são frequentemente usados como sinônimos, mas há diferenças conceituais sutis. 

Para compreendê-las, talvez a melhor maneira seja entender as diferenças entre “online” e “digital”.

Online quer dizer conectado, ligado à internet, o oposto de offline.

Digital, considerando o universo da informática, tem a ver com tecnologia eletrônica ou formato interativo.

Uma mídia online necessariamente é digital, mas nem toda mídia digital precisa estar online. 

Partindo desse pressuposto, podemos considerar a contabilidade digital como o conjunto de serviços contábeis processados por meio da tecnologia eletrônica, não necessariamente conectada à internet.

Uma contabilidade digital pode, por exemplo, usar ferramentas digitais, mas manter seus documentos em ambiente offline em servidor próprio, bem como o atendimento ao cliente.

Uma contabilidade online, por outro lado, é essencialmente virtual, com a maior parte dos processos executados por sistemas automatizados guiados por análise de dados e inteligência artificial.

Apesar das diferenças conceituais, na prática, isso faz pouca diferença.

O que se vê no mercado é cada vez mais a contabilidade se digitalizando e adotando o ambiente online como principal estratégia de crescimento.

Como fazer a escrituração contábil digital?

A Escrituração Contábil Digital (ECD) faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) criado pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007.

A ECD substitui a escrituração em papel e é obrigatória para alguns tipos de empresas, como as Empresas Simples de Crédito, Sociedades em Conta de Participação ou pessoas jurídicas que movimentam recursos no exterior relativos a operações de exportação. 

As empresas optantes pelo Simples Nacional não são obrigadas a adotar a Escrituração Contábil Digital, exceto as que tenham recebido aporte de capital. 

Por meio da ECD, todos os registros econômicos são transmitidos à Receita Federal por meio do Programa Gerador de Escrituração (PGE), disponibilizado na internet no endereço sped.rfb.gov.br

Através do PGE é possível criar, editar, importar, validar e transmitir a ECD, bem como visualizar e recuperar recibos de transmissão.

A Escrituração Contábil Digital deve ser composta pelos seguintes livros em versão digital: 

1. Livro Diário e seus auxiliares, se houver

2. Livro Razão e seus auxiliares, se houver

3. Balancetes Diários e Balanços, e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Os documentos contábeis devem ser assinados digitalmente por meio de certificado digital emitido por uma entidade reconhecida pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Vale a pena usar uma plataforma de contabilidade digital?

Certamente, ainda mais considerando as transformações pelas quais passa o mercado contábil.

O escritório que não investir em ferramentas eficientes de trabalho dificilmente conseguirá garantir ou aumentar seu market share, sobretudo considerando o acirramento da concorrência com a contabilidade de baixo custo.

Nesse contexto, um software para contabilidade digital será um grande aliado do contador em seu trabalho diário, tornando a rotina menos burocrática e mais produtiva.

Caso você ainda não tenha começado a transformação digital em seu escritório, mas esteja planejando fazer, a dica é ir aos poucos.

A mudança pode ser gradual, respeitando, inclusive, as preferências dos seus clientes (alguns podem não estar preparados para a digitalização completa).

A boa notícia é que há parceiros que podem assumir a produção contábil de seus clientes em um processo de quarteirização, como a Fábrica de Contabilidade, tornando sua empresa muito mais produtiva.

Vantagens do marketing online para contabilidade

Sim, os escritórios de contabilidade também podem (e devem) investir em marketing, sobretudo o marketing digital.

Nesse aspecto, vale ressaltar: antes de construir as estratégias, observe o Código de Ética do Profissional Contabilista para não correr o risco de exceder os limites.

A mensagem das campanhas deve primar pela natureza técnica e científica, ser moderada e discreta, e não fazer comparações depreciativas à concorrência.

Desde que observados os princípios das boas práticas, você pode definir as ações de marketing com foco no seu público-alvo, usando os canais que julgar mais apropriados. 

Considerando especificamente o marketing online, as principais vantagens são:

  • Custo-benefício: você não precisará de um orçamento estratosférico para divulgar sua empresa na internet. Com algumas centenas de reais, já é possível começar
  • Abrangência ilimitada: por meio do marketing online, é possível alcançar clientes de qualquer lugar do país
  • Credibilidade e relacionamento: estratégias como “indique e ganhe” são ótimas para transformar os clientes em defensores da marca, estabelecendo relações duradouras
  • Diferenciação: em um mercado altamente concorrido, você pode ganhar vantagem competitiva ao oferecer serviços negligenciados pela concorrência (e divulgar isso por meio do marketing digital).

A boa notícia é que o contador não precisa ser expert em marketing e publicidade para impulsionar sua empresa na internet

Há diversas empresas especializadas em oferecer serviços de marketing com foco no universo online que você pode contratar. 

Uma das principais vantagens é que é possível medir o resultado das campanhas por meio de ferramentas digitais e avaliar se a jornada do cliente tem sido bem sucedida pelo funil de vendas.

Por que contratar contabilidade digital para terceirizar o operacional?

Sabe quem também é 100% digital?

A Fábrica de Contabilidade, empresa especialista em produção contábil e o braço direito dos escritórios contábeis.

Se você e sua equipe estão imersos em processos operacionais burocráticos e sem tempo para planejar o futuro do escritório, terceirize suas rotinas com a gente e dê um up na sua produtividade. 

Cuidamos de todo o processamento contábil e fiscal dos seus clientes, tanto do Simples Nacional quanto do Lucro Presumido. 

Assim, você se livra das rotinas diárias e ganha tempo para se tornar, de fato, um contador consultivo.

Além de valorizar sua marca, você reduz custos com mão de obra e infraestrutura e ajuda seu cliente a tomar as melhores decisões.

Entendemos bem as necessidades dos pequenos escritórios contábeis em receber apoio estratégico.

Conhecemos a dor que queremos resolver, porque já fomos assim.
Se é disso que você precisa, agende um bate-papo com um de nossos especialistas e saiba como podemos ajudar o seu negócio a ser muito mais lucrativo!

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