Não é exagero dizer que os sistemas contábeis são os principais aliados do contador moderno em sua rotina diária.
Trabalhar sem eles é praticamente impossível, ainda mais considerando a transformação digital pela qual passa o mercado.
Um bom sistema contábil dá fluidez ao processo operacional das empresas de contabilidade, além de evitar erros, retrabalhos e reduzir custos, mas seus impactos positivos vão além.
Quer saber quais são?
Siga o raciocínio no texto abaixo.
O que são sistemas contábeis?
Sistemas contábeis são ferramentas essenciais ao trabalho do contador em sua rotina diária, sobretudo no processamento de tarefas burocráticas e repetitivas, como gestão de documentos, escrituração contábil, emissão de guias, obrigações acessórias, entre outras.
Seu principal objetivo é otimizar as operações, contribuindo com o aumento da produtividade, redução dos gastos e despesas, bem como melhoria dos indicadores de resultados.
O princípio básico dos sistemas contábeis é o mesmo aplicado a qualquer outro tipo de ferramenta de trabalho: quanto mais funcional e adaptado à realidade do trabalho, melhor.
Imagine a rotina de um jardineiro.
Com ferramentas rudimentares e pouco eficientes, ele certamente gastará semanas para cuidar de alguns metros quadrados de jardim.
Com uma roçadeira elétrica, talvez alguns dias.
Com um pequeno trator, algumas horas.
Nos escritórios de contabilidade, os sistemas contábeis dão aos profissionais uma eficiência comparável à do trator nesse exemplo: muito mais entrega em muito menos tempo.
Para que servem os sistemas contábeis?
Como vimos, não é possível executar um bom trabalho e ser produtivo sem sistemas contábeis eficientes e práticos.
Os benefícios são vários, como os listados a seguir:
Ganho de produtividade
O ganho exponencial de produtividade é o primeiro impacto positivo percebido pelo empresário ao implementar sistemas contábeis eficientes.
Isso porque as principais ferramentas disponíveis no mercado dão conta tranquilamente de executar praticamente todas as rotinas repetitivas da contabilidade de forma automática e em tempo recorde.
Com as máquinas fazendo o trabalho repetitivo, sobra tempo para o contador pensar em estratégias de crescimento da empresa, seja aumentando a base de clientes, seja oferecendo novos serviços para os mesmos clientes.
Redução substancial de custos
Outro resultado imediato para os escritórios que adotam sistemas contábeis inteligentes é a redução drástica de custo, principalmente com mão de obra.
Afinal, um software sozinho pode executar várias tarefas ao mesmo tempo, o que impacta também na redução do preço dos serviços para o consumidor final.
Abertura de novas oportunidades
Com os sistemas contábeis a seu favor, você e sua equipe podem se dedicar à exploração de novas oportunidades, oferecendo serviços de alto valor agregado, como a contabilidade consultiva.
Percebe como a tecnologia pode ser uma importante aliada?
Ao investir em consultoria contábil, você cria um diferencial competitivo relevante, sai do básico e eleva sua empresa a outro nível.
A contabilidade convencional continuará sendo importante para o seu faturamento, mas muito menos onerosa dentro da estrutura de custo.
Com uma simples reorganização interna, você pode ser capaz de oferecer consultorias de alto valor e faturar muito mais, sem aumentar os custos na mesma proporção.
Como funcionam os sistemas contábeis?
Os sistemas contábeis criados para atender à demanda dos escritórios de contabilidade estão cada vez mais modernos e inteligentes.
Alguns têm aplicações básicas, outros são de alta performance dotados de níveis avançados de inteligência artificial.
As principais funcionalidades que você encontrará em um sistema contábil são:
1. Captura de nota fiscal: por meio de uma varredura na base de dados da Receita Federal, robôs inteligentes resgatam notas fiscais vinculadas ao CNPJ de seu cliente, sem que você precise se preocupar em pesquisar uma por uma
2. Escrituração automática: lançamentos de partidas dobradas de débito e crédito, um procedimento obrigatório da escrituração contábil, podem ser feitos automaticamente nos livros contábeis na medida em que ocorrem as transações
3. Atualização de normas tributárias: dependendo do sistema contábil que você adotar, as normas tributárias, que passam frequentemente por mudanças, também são atualizadas, de forma a garantir a conformidade das empresas dos clientes com o Fisco
4. Integração com o sistema do cliente: alguns sistemas contábeis permitem a integração entre o sistema do escritório e o ERP do cliente, otimizando a comunicação e o fluxo de dados e documentos
5. Automatização de cálculo e emissão de guias: tarefa que pode ser customizada conforme cada regime tributário
6. Controle do fluxo de caixa: entradas e saídas de recursos do caixa, bem como os equivalentes de caixa, registrados inclusive em tempo real
7. Conciliação bancária: dependendo do programa, pode ser possível conferir os valores do sistema de controle do cliente com o saldo das contas bancárias de maneira automática, caso haja integração com o aplicativo da instituição financeira
8. Automatização de outras tarefas: alertas sobre vencimento de boletos, organização de documentos por seções, régua de cobrança de vendas a prazo, entre outras tarefas podem ser contempladas pelos sistemas contábeis, dependendo do nível de sofisticação.
Outro detalhe que vale destaque é quanto ao armazenamento seguro dos dados, que deve seguir os padrões de criptografia alinhados à LGPD.
Caso o sistema seja do tipo cloud computing, além da redução do risco de perda de dados ou uso inadequado por pessoas não autorizadas, os usuários cadastrados têm acesso remoto por meio de diferentes dispositivos conectados à internet.
Quais são os melhores sistemas contábeis?
A resposta razoável para essa pergunta é: depende.
Há produtos disponíveis no mercado para os mais diferentes perfis de clientes, sobretudo os sistemas contábeis online.
Quanto às categorias, podemos dividi-las basicamente em três:
1. Low-End: sistema básico criado para processar as tarefas mais simples da contabilidade empresarial, como emissão de guias, emissão de notas fiscais e outros serviços rotineiros
2. Mid-End: também chamado de Mid-Market, oferece as principais funcionalidades com boa capacidade de processamento e automatização, inclusive com a possibilidade de integração ao ERP do cliente
3. High-End: o mais sofisticado dos sistemas contábeis, geralmente usado por empresas que têm uma base ampla de clientes e fluxo intenso de processos. Além das principais funcionalidades da contabilidade, inclui também outros serviços, como análise de crédito automatizada a partir da inteligência artificial.
Quanto aos melhores sistemas contábeis, esta pesquisa de 2016 traz um ranking, considerando os critérios do NPS (Net Promoter Score), que mede o grau de satisfação e fidelidade dos consumidores.
Os softwares mais citados pelos entrevistados foram: Alterdata, Contmatic, Cordilheira, Domínio, E-contab, Folhamatic, Fortes, Mastermaq, Nasajon, Prosoft e Sci Visual Sucessor.
De toda forma, você não deve guiar-se unicamente por um levantamento, sobretudo considerando que a dinâmica do mercado muda com frequência.
Os dados podem se tornar obsoletos em um curto espaço de tempo e há outros critérios, inclusive qualitativos, que você precisa considerar.
No fim das contas, o melhor sistema contábil é o que atende às suas necessidades, considerando o nível de complexidade da sua operação, e não necessariamente o sistema High-End.
Como escolher um sistema contábil?
A escolha do sistema contábil ideal para o seu negócio deve levar em conta aspectos objetivos, subjetivos, quantitativos e qualitativos.
Vamos aos principais tópicos a serem analisados.
- Armazenamento em nuvem: prefira sempre sistemas contábeis online que usam o cloud computing, sem a necessidade de instalação e que funcionam bem em qualquer dispositivo, inclusive smartphones
- Integração com o sistema do cliente: a importação automática dos dados do ERP do cliente para o seu sistema contábil também é um aspecto relevante, considerando que tal funcionalidade evitará atrasos e o incômodo de fazer solicitações ao cliente por outros canais, como telefone e e-mail
- Nível de criptografia: certifique-se de que o sistema contábil dispõe de níveis satisfatórios de segurança de dados, conforme a LGPD. Lembre de que eventuais vazamentos podem comprometer a sua empresa, inclusive judicialmente
- Interface amigável: um dashboard intuitivo, modulado e de fácil manuseio facilita muito o processo de treinamento e integração dos usuários, melhorando ainda ainda mais o fluxo de trabalho
- Suporte: avalie também os canais de atendimento do fornecedor do sistema contábil, levando em conta as avaliações de seus clientes por meio de fóruns e redes sociais
- Relação custo-benefício: por fim, avalie o custo do serviço e os benefícios para o dia a dia do seu negócio. Nesse aspecto, lembre-se de que preço não é tudo. A solução mais barata nem sempre será a mais adequada às suas necessidades.
Soluções para escritórios contábeis
Os sistemas contábeis, como vimos, são essenciais ao trabalho do contador, sobretudo no caso dos escritórios que estão migrando do analógico para o digital.
Além da automatização das principais funções e da redução de erros e retrabalhos, eles abrem espaço para o contador ser muito mais consultivo.
As soluções para os escritórios contábeis que desejam melhorar a performance de resultados, contudo, vão além.
Uma outra frente que cumpre muito bem esse papel de desburocratização é a terceirização de rotinas, especialidade da Fábrica de Contabilidade.
Ao quarteirizar as demandas de seus clientes conosco, você ganha fôlego para focar na transformação do seu negócio, tornando-se um contador mais consultivo e menos operacional.
Com a Fábrica de Contabilidade, você complementa seus serviços contábeis, delega o operacional a quem entende do assunto e ainda conta com consultoria em Business Intelligence.
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