A gestão eficiente de processos internos é um ponto crucial para o sucesso de qualquer negócio. E sabia que o uso de ferramentas digitais de gestão para escritórios de contabilidade é um aliado estratégico nesse cenário?

A tecnologia oferece recursos que otimizam as atividades, aumentam a produtividade e garantem a conformidade com normas e regulamentos. 

Vamos ver a relação entre tecnologia e governança em escritórios contábeis!

O cenário atual dos escritórios de contabilidade

Os escritórios de contabilidade enfrentam diversos desafios na gestão e na otimização de processos internos, tais como:

• Riscos de erros e fraudes devido à manipulação manual de dados.
• Falta de organização e controle devido à gestão manual de documentos e informações.
• Dificuldade na comunicação e na colaboração, o que gera atrasos, retrabalho e insatisfação.
• Dificuldade de manter a conformidade diante da constante atualização das normas e dos regulamentos.
• Excesso de tarefas manuais, repetitivas e morosas, que consomem tempo e recursos valiosos da equipe.

Diante desses desafios, como gerenciar um escritório de contabilidade? Existem ferramentas digitais de gestão para escritórios de contabilidade, que auxiliam na superação desses desafios.

Ferramentas digitais de gestão para escritórios de contabilidade

As ferramentas digitais de gestão para escritórios de contabilidade oferecem uma solução completa para os desafios mencionados acima. Afinal, impulsionam a produtividade, a segurança e a conformidade dos escritórios de contabilidade.

E quais são as ferramentas utilizadas na contabilidade? Veja a seguir!

Softwares de gestão contábil

Os softwares contábeis são ferramentas voltadas para organizar e automatizar tarefas rotineiras. Entre elas, escrituração contábil, conciliação bancária, geração de relatórios e obrigações fiscais – todas liberam tempo para atividades estratégicas.

Algumas de suas funcionalidades são:

• estoque;
• gestão de ativos;
• contabilidade geral;
• folha de pagamento;
• controle de caixa e bancos;
• contas a pagar e a receber;
• geração de relatórios e obrigações fiscais.

Percebe como eles trabalham positivamente para uma boa gestão financeira? Além disso, a ferramenta integra diferentes módulos em um único sistema, para proporcionar uma visão holística da situação do negócio.

Com isso, é possível acessar de maneira remota a informação em tempo real. Tal funcionalidade facilita o trabalho em equipe e a tomada de decisões estratégicas, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Sistemas de automação de processos

Outra ferramenta importante quando falamos em tecnologia e governança em escritórios contábeis são os diversos sistemas de automação de processos.

Aliás, eles vão além do software contábil. Também dizem respeito a tarefas rotineiras gerais, como automatização do envio de e-mails, comunicados, faturas e documentos. 

É possível, por exemplo, adotar um sistema que utiliza inteligência artificial para automatizar a digitação de dados a partir de documentos digitalizados.

Já está pensando em como montar um escritório de contabilidade digital? Então existe outra ferramenta fundamental para a otimização de processos: as plataformas de armazenamento e de compartilhamento de documentos.

Plataformas de armazenamento e de compartilhamento de documentos

Tais plataformas são focadas em garantir a segurança e a organização na gestão de arquivos. São exemplos o Google Drive, o Dropbox e o OneDrive. Essas ferramentas conseguem realizar:

• busca remota, rápida e eficiente de documentos;
• controle de acesso e versionamento de documentos;
• compartilhamento seguro de arquivos com clientes e colaboradores;
• e armazenamento em nuvem com criptografia de dados, para garantir a proteção das informações.

Aplicativos de comunicação e de colaboração

Sabe quais ferramentas digitais de gestão para escritórios de contabilidade não podem faltar em seu negócio? Os aplicativos de comunicação e de colaboração, como Slack, Asana, Zoom e outros. Eles facilitam a troca de informações entre equipes e clientes ao:

• efetuar a gestão de projetos;
• compartilhar arquivos em tempo real;
• realizar reuniões on-line e videoconferências;
• permitir a troca de mensagens instantâneas.

Benefícios da utilização de ferramentas digitais na gestão de escritórios contábeis

A adoção de ferramentas digitais de gestão de escritórios contábeis proporciona uma série de benefícios para os negócios de contabilidade. Isso porque impulsiona o crescimento, a competitividade e a lucratividade do negócio. Na prática, elas propiciam:

• maior competitividade no mercado;
• facilidade na geração de relatórios e análises;
• redução nos custos operacionais do escritório;
• maior segurança na gestão de informações sensíveis;
• aumento na produtividade e na eficiência dos processos internos;
• melhoria na comunicação e no relacionamento com os clientes;
• e redução de erros e retrabalhos a partir da automação de tarefas e da integração dos sistemas.

Governança e compliance na gestão de escritórios contábeis

A governança corporativa define princípios e diretrizes para a gestão transparente, ética e responsável do escritório de contabilidade. 

A implementação de boas práticas de governança e compliance é fundamental. Ela consolida a credibilidade do escritório e o atendimento a todas as leis e regulamentos aplicáveis.

E as ferramentas digitais auxiliam na manutenção da conformidade com as normas, sabia?

Ferramentas digitais e manutenção da conformidade

Quando falamos em tecnologia e governança em escritórios contábeis, trata-se das formas de utilizar ferramentas digitais para manter a conformidade com as normas. Isso é feito de cinco principais maneiras:

• Atualização legislativa: os sistemas de gestão contábil com módulos de compliance oferecem atualizações automáticas sobre mudanças em leis e regulamentos contábeis e fiscais. 
• Rastreabilidade de processos: a utilização de sistemas integrados e plataformas de armazenamento em nuvem permite o registro e a rastreabilidade dos processos contábeis.
• Controle interno: softwares de gestão contábil e sistemas de automação incorporam fluxos de trabalho e processos predefinidos. Eles seguem as normas contábeis e fiscais para garantir a padronização.
• Gerenciamento de riscos: ferramentas digitais possibilitam a identificação, a avaliação e a mitigação de riscos associados à operação do escritório. Isso se dá por meio do uso de painéis de controle e relatórios automatizados.
• Auditoria interna: as ferramentas facilitam a realização de auditorias internas automatizadas. Elas analisam transações e identificam inconsistências que indicam potenciais falhas de controle interno.

Benefícios da adoção de boas práticas de governança para a reputação e a credibilidade do escritório contábil

A implementação de boas práticas de governança e compliance traz diversos benefícios para o escritório de contabilidade. Tais práticas impactam diretamente a reputação e a credibilidade no mercado.

Em primeiro lugar, há o aumento da confiança dos clientes. Afinal, clientes buscam escritórios contábeis que operam com transparência, ética e responsabilidade. 

Há também redução de riscos operacionais e financeiros com o gerenciamento de riscos e o fortalecimento do controle interno.

Com isso, acontece uma melhora na imagem e na reputação do escritório. Isso demonstra seriedade, profissionalismo e comprometimento com a qualidade dos serviços prestados. 

No mesmo sentido, o escritório consegue atrair e reter talentos. Bons profissionais contábeis valorizam trabalhar em locais que operam com ética e transparência. 

Por fim, como já apontamos, há maior vantagem competitiva no mercado. Em um mercado contábil cada vez mais competitivo, a adoção de boas práticas de governança diferencia o escritório. Ela o posiciona como uma opção segura e confiável para os clientes.

Conclusão

A tecnologia e a governança corporativa se tornaram aliadas estratégicas para o sucesso dos escritórios de contabilidade. O uso de ferramentas digitais de gestão para escritórios de contabilidade:

• otimiza processos;
• aumenta a produtividade;
• e garante a conformidade com normas e regulamentos. 

Quando for procurar parceiros para seu negócio, verifique se eles utilizam boas ferramentas de gestão, como a Fábrica de Contabilidade.

Que tal ver como a tecnologia ajuda o seu escritório contábil a crescer?